Maßnahmen zum Datenschutz für Übersetzer und Dolmetscher

Das weite Feld der Informationssicherheit im Netz

Das Thema Datenschutz ist in Zeiten des Internets ein viel diskutierter Bereich. Die Allgegenwärtigkeit des Internets ermöglicht es, nicht nur auf Daten in Echtzeit von jedem Punkt der Erde zuzugreifen, sondern sie auch von jedem Ort „abzugreifen“. Bis zu Anfang des neuen Jahrtausends muteten Versuche, vertrauliche oder geheime Daten zu entwenden, noch als mysteriöser Spionageakt an.
Es mussten Fotokopien, Mitschnitte oder Aufzeichnungen gemacht werden, so ein Diebstahl nahm Zeit in Anspruch, vielleicht benötigte der Dieb sogar einen „Insider“. Heutzutage lagern viele Unternehmen und Behörden ihre Daten in digitaler Version gut verschlüsselt auf internen Servern. Sollten dennoch Informationen entwendet werden, ist sofort der Aufschrei eines neuen „Leaks“ zu vernehmen.
Deshalb finden sich mittlerweile von jedem Berufsverband Publikationen zu Möglichkeiten und Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit. Der übergeordnete Begriff der Informationssicherheit ist sogar in der akademischen Ausbildung ein Begriff, es gibt spezielle Studiengänge, die sich mit diesem Thema befassen.

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Übersetzer und Dolmetscher im Fokus

Auch Übersetzer und Dolmetscher müssen sich stets vor Augen halten, dass ihre Tätigkeit nicht nur peripher mit Datenschutz und Datensicherheit zu tun hat. Ihre Aufträge berühren sensible Informationen, besonders wenn es um neue Technologien eines Unternehmens geht, um Finanzberichte oder um Urkunden. Im Folgenden sollen deshalb einige Möglichkeiten und Maßnahmen aufgelistet werden, die im Berufsalltag unbedingt berücksichtigt werden sollen, um eine solide Informationssicherheit gegenüber den Kunden zu gewährleisten.

Datenschutz für Übersetzer und Dolmetscher: Worauf zu achten ist

  • Es ist zwar angenehm und praktisch, Fotos, Dokumente und ggf. seinen gesamten Sommerurlaub in digitaler Version in einer Cloud gelagert zu haben, damit man die Daten von überall aus abrufen kann. Kundendaten haben jedoch dort nur bedingt etwas zu suchen, genauso wie Translation Memories, Übersetzungen, Rechnungen oder auch Adressverzeichnisse. Dies hängt nicht nur mit dem z.T. unklaren Gerichtsstand der Cloud-Anbieter zusammen, sondern auch mit vorherschenden Sicherheitsbedenken gegenüber diesen Diensten. Cloud-Anbieter haben in den vergangenen Jahren jedoch massiv aufgerüstet, sodass die Speicherung online nach ausgiebiger Information und Angebotsabwägung sicherlich interessant und sinnvoll sein kann.
  • Informieren Sie sich über Gesetzesänderungen und -neuerungen („nicht schon wieder DSGVO…“) und ergreifen Sie notwendige Maßnahmen, um ihren Betrieb auf die Änderungen im Datenschutz auszurichten.
  • Machen Sie sich bewusst, dass selbst kleine Hilfestellungen unter Kollegen von Ihrem Kunden unerwünscht sind. Das Korrekturlesen – und damit die Einsicht in das Auftragsmaterial – durch eine nicht beauftragte Person kann vom Kunden schon als Verstoß gegen die Datenschutzrichtlinien aufgefasst werden.
  • Sichern Sie ihre Daten lokal auf dem PC mit einem Passwort. Diesen Schutz kann man sogar schon mit einem Kompressionsprogramm vornehmen.
  • Machen Sie ein Backup auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick. Ein selbsterstelltes rekursives Sicherheitskonzept beinhaltet zugleich auch noch die Sicherung von wichtigen Daten ohne Passtwort auf einem wohl gehüteten, externen Offline-Medium. Sollten Sie mal ihre Passwörter vergessen, haben Sie somit dennoch noch alle sensiblen Daten griffbereit. Fallen diese dann jedoch in falsche Hände ist der Schaden groß. Hier gilt es zwischen den Möglichkeiten abzuwägen.
  • Überlegen Sie sich, welche Daten Sie per Mail versenden, weiterleiten und empfangen. Sogar eine individualisierte Mailadresse und -domain schützt nicht vollständig. Zwar gibt es End-to-End-Verschlüsselungsprogramme für Mails, diese werden bislang jedoch bedauerlicherweise nur von der Minderheit der Internetnutzer auch eingesetzt. Bedenken Sie: Die Mail ist die Postkarte des 21. Jahrhunderts – für jeden nach wie vor einsehbar.
  • Sollten Sie Betreiber einer eigenen Homepage sein, informieren Sie sich zum Thema der nutzer- und kundenbezogenen Daten. Ein Impressum mit Hinweis darauf, welche Daten erhoben werden, ist Pflicht – nicht erst seit dem 25. Mai 2018.
  • Weiterhin müssen Kontaktformulare auf einer eigenen Homepage unbedingt über eine verschlüsselte Verbindung übermittelt werden – eine eigene Hompage mit Kontaktformular muss daher mittels Hypertext Transfer Protocol Secure (https://…) gesichert sein.
  • Für Weltenbummler, Geschäftsleute und Viel-Reisende: Informieren Sie sich über Anonymisierungs- und Verschlüsselungsmethoden (Hier ein lesenswerter, einführender Blogbeitrag auf PixelPrivacy) für das Internet. Als Schlagworte gelten hier neben Websites mit HTTPS-Verschlüsselung die Nutzung einer VPN-Verbindung, SSH-Verschlüsselung, Projekte wie TOR und die Nutzung von Web-Proxies.
  • Überlegen Sie sich, wie Sie Kundenakquise und Werbung betreiben. Kontaktdaten von Kunden dürfen nicht einfach ohne vorherige Einwilligung zu Werbezwecken verwendet werden, wenn dies nichts direkt mit dem Auftrag zu tun hat.
  • Sollten Sie über Mitarbeiter oder Teammitglieder verfügen, klären Sie die Kompetenzen klar ab. Ein Datenleck entsteht häufig auch durch unklare Befugnisse, wer zur Herausgabe welcher Informationen an bestimmte Personen berechtigt ist.
  • Klären Sie mit ihrer Versicherung ab, inwiefern Sie im schlimmsten Fall versichert sind.

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Felix Hoberg

Felix ist Übersetzer mit den Arbeitssprachen Französisch und Spanisch und bloggt aus Leipzig über relevante Inhalte für Übersetzer und Dolmetscher bei Übersetzer.jetzt