Der Kostenvoranschlag und die Rechnungsstellung sind für Übersetzer und Dolmetscher ein zentraler Punkt im Umgang mit den Kunden. Nicht nur an den Preisen, sondern auch am Auftreten zeigt sich das Niveau des Freiberuflers. Ein ordentlicher Kostenvoranschlag und eine ebenso saubere Rechnungsstellung ersparen unliebsame Überraschungen und Büroarbeit.
Der Inhalt eines Kostenvoranschlags
Der Kostenvoranschlag wird regelmäßig vom Auftraggeber vorab und unverbindlich meist in Verbindung mit einem Angebot verlangt. Er stellt eine Kalkulationsbasis dar, in der neben den zu erwarteten Gesamtkosten verschiedene Einzelheiten des Auftrags aufgeführt sind.
Wichtig bei einem Kostenanschlag für Übersetzer
Ferner sollte ein Übersetzer die Abrechnungsart und die Wörteranzahl des Ausgangstextes anführen, das Dateiformat und der Dateiname angeben und sich vorab einen Überblick über den Auftragstext verschaffen. Denn auch auf Grundlage des formellen Rahmens kalkuliert sich der Kostenvoranschlag. So gehören beispielsweise Sonderwünsche des Kunden auch hierzu: Eilübersetzungen, Beglaubigungen, schwer leserliche Schrift, hoher terminologischer Schwierigkeitsgrad – auch diese Konditionen dürfen und müssen in Rechnung gestellt werden.
Wichtig bei einem Kostenanschlag für Dolmetscher
Dolmetscher sollten die Veranstaltungsdauer, das Thema und den Ort angegeben. Eine etwaige Anfahrtspauschale und sonstige Auslagen sollten ebenfalls vermerkt werden, genauso wie die Vergütung von Pausen und Verpflegung. Gibt es derartige Übereinkommen nicht, gelten die Rechtsgrundlagen der jeweiligen Länder, in denen der Dienst geleistet wird.
Allgemein gilt für Freiberufler
Abhängig vom Jahreseinkommen müssen Freiberufler auch Umsatzsteuer abführen. Die Obergrenze des Einkommens, bis zu der keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, liegt bei 17.500€ im Jahr, wenn man unter die sog. Kleinunternehmerregelung fällt. Darüber hinaus muss der angebotene Preis sowohl brutto als auch netto angegeben werden. Auch die Währungseinheit ist ein Punkt, den international agierende Übersetzer und Dolmetscher nicht vergessen sollten.
Außerdem kann für sie der Voranschlag mit Angebot auch als Rücksicherung dienen, sollte der Auftraggeber kurzfristig andere Konditionen aushandeln wollen. Daher ist es wichtig, nebst Kontaktdaten des Auftraggebers und -nehmers selbstverständlich das Eingangsdatum der Anfrage aufzuführen. Denn über das Datum errechnet sich beispielsweise die Angebotsdauer. Es wäre vermessen, dass sich ein Auftragsgeber nach mehreren Jahren noch immer auf denselben Kostenvoranschlag berufen dürfte. Daher genügt schon der Hinweis auf ein freibleibendes oder unverbindliches Angebot, das bis zum xx.xx.xxxx gilt. Um Büroarbeit zu vermeiden, sollte der Kostenvoranschlag eine Vorgangsnummer zur Wiederkennung erhalten.
Eine Rechnungsnummer ist bei der Rechnungsstellung aus steuerrechtlichen Gründen sogar vorgeschrieben.
Zu guter Letzt sollte mit dem Kostenvoranschlag abgeklärt werden, wie die Auftragsvergabe ablaufen soll. So kann der Übersetzer und Dolmetscher beispielsweise darum bitten, nach Eingang des Voranschlages eine Annahmebestätigung binnen o.g. Zeitraums zu erhalten.
Die Rechnungsstellung für Übersetzer und Dolmetscher
Allem vorweg muss die Art der Tätigkeit des Übersetzers und des Dolmetschers unterschieden werden, hier gibt es arbeitsrechtliche und vertragsformelle Unterschiede. Der selbständige Übersetzer arbeitet nämlich auf Grundlage eines sogenannten Werkvertrages, in dessen Mittelpunkt das zu erbringende Werk, sprich: die Übersetzung als Produkt, steht. Der Dolmetscher hingegen wird meist auf Basis eines Dienstvertrages kontraktiert. Seine Tätigkeit an sich rechtfertigt schon den Vertrag. In diesem Zusammenhang wichtig ist auch der Hinweis auf die Unterscheidung von Liefer- und Leistungsdatum.
Außerdem ist es sowohl für Übersetzer als auch Dolmetscher sinnvoll, die Vergütungseinheit anzugeben: Sei es nun nach Wortanzahl, Normzeile, Normseite, Justizvergütungsgesetz, Stundensatz oder pauschal. Eine grobe Orientierung findet sich hier bei uns.
Viele Punkte des Kostenvoranschlages können bei der Rechnungsstellung übernommen werden, vorausgesetzt, sie gelten nach wie vor. Hinzu kommen allerdings die Kontoverbindung des Übersetzers oder Dolmetschers und eine Zahlungsfrist. Die Steuernummer muss ebenfalls angegeben werden, sofern der Dolmetscher oder Übersetzer eine besitzt.
Auch sollte der Hinweis auf Eigentumsrecht nicht fehlen. Der Wortlaut variiert zwar, für Übersetzer könnte eine solche Phrase jedoch in etwa so lauten: Bis zur vollständigen Begleichung der oben aufgeführten Summe bleibt die Übersetzung [mein] Eigentum.
Auch von Interesse:
- Verlässliche Vorlagen finden sich übrigens zuhauf im Internet. Beispielsweise genügen schon die Schlagworte „Rechnung Muster Freiberufler“.
- Zwei Webseiten aus der Wirtschaft, auf denen die Rechnungsstellung noch einmal allgemeingültig für alle Berufsfelder dargestellt wird: Industrie- & Handelskammer Frankfurt und Handwerkskammer Dresden
